10+ điều quan trọng về quản lý nhân sự online 2021

Slide Factory » Blog » 10+ điều quan trọng về quản lý nhân sự online 2021

Đã từng sử dụng quản lý nhân sự online nhưng không đáp ứng được đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp? Khi lựa chọn công cụ hỗ trợ, doanh nghiệp chưa xét đủ các tiêu chí cần thiết?

Hãy để Slide Factory bật mí cho bạn điều này! Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn đầy đủ kiến thức, nội dung cần tìm hiểu về phần mềm quản lý nhân sự 2021. Bên cạnh đấy, chúng tôi sẽ gợi ý cho người đọc top 5 phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự tốt nhất hiện nay. Cùng theo dõi nhé!

Có nên tận dụng Excel làm phần mềm quản lý nhân sự?

Quản lý nhân sự luôn là bài toán khó khăn dành cho doanh nghiệp, đặc biệt với các doanh nghiệp mới. Quy trình về nhân sự không chỉ đơn thuần là chấm công, tính lương, thưởng mà còn bao gồm đánh giá, bảo hiểm, tài sản, đào tạo, tuyển dụng,…

Nhìn chung, mọi công việc liên quan đến giờ giấc, chính sách ưu đãi của nhân viên đều cần được lưu trữ, ghi chép cẩn thận, chi tiết và chính xác.

Nếu mọi công việc này đều được gói gọn lại trong Excel, nó có quá phức tạp, nhiều bảng biểu và khó hiểu không? Câu trả lời là Có!

Excel là nền tảng phổ biến, dễ sử dụng và được tích hợp nhiều công thức hữu dụng. Sở hữu kỹ năng thành thạo Excel và bộ óc sắp xếp logic, bạn dễ dàng quản lý nhân sự ngay trên phần mềm của Microsoft, bao gồm cả quản lý hồ sơ nhân viên bằng Excel. Tuy nhiên, điều này với hầu hết mọi người là không dễ dàng.

Vì thế, theo quan điểm cá nhân, để tối ưu hoá việc quản lý nhân sự, không mất quá nhiều thời gian, công sức thì bạn cần các phần mềm khác hữu ích, tiện lợi và hiệu quả hơn.

Các phần mềm chuyên về quan ly nhan su sẽ đảm bảo tốt nhất mọi công việc mà bộ phận nhân sự cần xử lý.

5 lợi ích không ngờ của phần mềm quản lý nhân sự online

Phần mềm quản lý nhân sự là khoản đầu tư bỏ ra 1 lần có tốc độ hoàn vốn nhanh nhất hiện nay. Các lợi ích nổi bật nhất phải kể đến:

Chấm công chính xác, dễ dàng, hiệu quả

Các công việc như chấm công hàng ngày, hợp đồng lao động, dự án đã hoàn thành,.. sẽ được tự động cập nhật mỗi ngày. Bộ phận nhân sự sẽ không phải nhập tay như cách làm truyền thống, đảm bảo không có các sự cố ngoài mong muốn xảy ra.

Tự động thông tin cũng sẽ giúp nhà quản trị có cái nhìn khái quát nhất về mỗi nhân viên. Từ đó sẽ xây dựng quy trình đào tạo nhân sự phù hợp, nâng cao hiệu quả công việc.

Nhà quản lý dễ dàng đánh giá hiệu suất

Cập nhật đầy đủ, chính xác mức độ hoàn thành công việc của từng KPI được giao. Dựa vào đó, nhà quản trị có thể dễ dàng xem xét, khen thưởng mỗi cá nhân hoàn thành KPI đó. Ngoài ra còn có thể nhận biết rõ KPI nào chưa hoàn thành, KPI nộp muộn và KPI bị huỷ.

Tiết kiệm chi phí, tối ưu hoạt động quản lý nhân lực

Các phần mềm quản trị nhân sự đã phần nào giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng trăm triệu đồng nhân công mỗi năm. Giờ đây, mỗi phòng nhân sự chỉ cần khoảng 2-4 người là đã có thể làm chỉn chu, đầy đủ mọi công việc.

Dễ dàng thiết lập kế hoạch làm việc cho nhân viên 

Quản lý nhân sự online có thể liên kết với dữ liệu của các phòng ban, nhận phần phân công công việc và kết quả của từng cá nhân. Từ đó có được cơ sở dữ liệu đầy đủ, chi tiết và dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.

Ngoài ra, nhà quản trị có thể truy cập vào để xem tiến độ làm việc, từ đó có các thay đổi phù hợp nếu công việc xảy ra tình trạng bất thường. Nhiều phần mềm cao cấp còn có hệ thống cảnh báo nhắc việc.

Loại bỏ thông tin không cần thiết, bảo mật tất cả dữ liệu của nhân viên công ty

Các thông tin rác sẽ bị loại bỏ và lưu trữ ở một bộ phận riêng biệt. Cơ sở dữ liệu này thường được lưu trữ theo năm kinh tế mà doanh nghiệp chọn lựa. Thường thì hợp đồng, bảo hiểm sẽ được lưu trữ đến khi nhân viên nghỉ việc.

Còn các chấm công hàng ngày sẽ được lưu trữ theo tháng, loại bỏ sau khi hết thời hạn. Mỗi phần mềm sẽ có riêng hệ thống bảo mật, giúp công ty lưu trữ dữ liệu an toàn, bảo mật cao.

4 tiêu chí lớn nhất để lựa chọn quản lý nhân sự online phù hợp với doanh nghiệp

Mục đích quản lý nhân sự của mỗi doanh nghiệp là khác nhau. Các doanh nghiệp nhỏ không cần quy trình nhân sự như các doanh nghiệp lớn và tập đoàn được. Vì thế, trước khi bỏ tiền túi ra mua phần mềm quản lý thì hãy ghi ra 4 tiêu chí dưới đây:

Quy mô công ty, doanh nghiệp

Tính toán số lượng nhân viên hiện có, tương lai sẽ mở rộng dựa vào quy mô làm việc của doanh nghiệp. Hiện tại, các công ty nhỏ, doanh nghiệp mới startup thì nên tận dụng các phần mềm quản lý trong nước như Tanca, Amis,…..Các phần mềm vừa có đầy đủ tính năng, giá tiền vừa phải mà cũng cực kỳ dễ sử dụng.

Kho dữ liệu được bảo mật cao bởi công nghệ mới của từng công ty cung cấp phần mềm. Ngoài ra, nếu công ty đa quốc gia thì nên sử dụng các phần mềm nước ngoài, giá cao hơn nhưng cực kỳ đa dạng tính năng.

Hãy xác định rõ cả quy mô tương lai để không mất chi phí nâng cấp, mua nhiều phần mềm.

Chi phí triển khai

Hiện tại, chi phí triển khai đang tính theo giá hàng tháng theo đơn vị là mỗi nhân viên. Giá trung bình là khoảng 2-4 USD/ nhân viên/ tháng, có sự chênh lệch rõ rệt giữa phần mềm nước ngoài và Việt Nam.

Và với quy mô 100-200 nhân viên, chi phí bỏ ra hàng tháng không hề nhỏ chút nào. Vì thế, trước khi tìm đến các giải pháp nhân sự thì bạn hãy liên hệ nhóm bán hàng để trao đổi giá cả và xin bản demo. 

Khi trải nghiệm bản dùng thử, bạn hãy cố gắng:

• Dùng tất cả tính năng được tích hợp trong ứng dụng
• Kiểm tra số liệu, khả năng load trên các thiết bị
• Xem có lỗi dữ liệu gì không?
• …..

Cùng các cam kết sử dụng của công ty cung cấp phần mềm

Dịch vụ chăm sóc khách hàng 

Dịch vụ chăm sóc chính là các cam kết sau mua của công ty cung cấp phần mềm. Bạn nên tìm các phần mềm mà đảm bảo dịch vụ chăm sóc: bảo hành 1 năm miễn phí, định kỳ nâng cấp, sửa lỗi,….

Quản lý các chế độ mà doanh nghiệp cần có 

Các chế độ như: bảo hiểm, lương thưởng, trang thiết bị,…. là nhu cầu cốt lõi mà doanh nghiệp nào cũng cần. Bên cạnh đó thì một vài tính năng bổ sung: quản lý thời gian nghỉ, giao việc tăng ca, truyền thông và hàng trăm tính năng khác có thể doanh nghiệp bạn sẽ cần.

Tuy nhiên thì theo kinh nghiệm, hãy tối giản hết mức các công việc mà phần mềm nên làm. Bạn cũng sẽ bị phân tán công việc quản lý chính của mình nếu có quá nhiều task cần hoàn thành. Hãy liên hệ với phần mềm để hỏi về các tính năng đó trước khi nhận báo giá nhé. Từ đó bạn sẽ có cái báo giá chuẩn nhất.

Nhược điểm lớn nhất của các phần mềm quản lý nhân viên miễn phí

Một vài doanh nghiệp để tối ưu chi phí tối đa thì hãy tận dụng các phần mềm quản lý nhân sự miễn phí. Tuy nhiên, họ không tính đến các rủi ro tiềm tàng bên trong các phần mềm này, nổi bật nhất là:

Không được bảo hành định kỳ (hay bị lỗi hệ thống)

Các phần mềm miễn phí được tạo ra chỉ nhằm PR cho công ty của họ hoặc cho khách hàng trải nghiệm thử trước khi phải trả giá định kỳ cho bất kỳ dịch vụ nào đó.

Ngoài ra, nhiều công ty lợi dụng điều này để cấy virus vào máy khách hàng hoặc ăn trộm data nhân viên. Điều này đã được phản ánh nhiều lần tuy nhiên thì không phải doanh nghiệp nào cũng biết mà tránh xa.

Bị giới hạn về tính năng

Các tính năng mà phần mềm miễn phí mang đến chỉ đơn giản là chấm công để tính lương. Ngoài ra, họ sẽ còn giới hạn số nhân viên mà được chấm công trong ứng dụng đó.

Tiền nào của nấy. Bỏ ra một khoản nhỏ, đổi lại là các công việc được hoàn thành trơn tru, dễ dàng và nhịp nhàng hơn rất nhiều.

Top 5 quản lý nhân sự online được các doanh nghiệp yêu thích nhất 

5 phần mềm quản lý nhân sự dưới đây sẽ giúp bạn phần nào đơn giản hoá và tối ưu hiệu quả công việc hàng ngày.

https://tanca.io – phần mềm Tanca

Các doanh nghiệp hiện nay khá ưa chuộng Tanca – giải pháp công nghệ chuyển đổi số hàng đầu “made in Việt Nam”. Ứng dụng sở hữu hàng chục ưu điểm ưu tú như: giao diện đẹp, đa dạng chi phí, hỗ trợ đa dạng ngôn ngữ,…. Đặc biệt là còn có chấm công bằng Face ID, xác minh số điện thoại ngay trên điện thoại người dùng.

Tanca ngày càng có sự đổi mới rõ rệt về phần mềm để phù hợp với nhu cầu của đa dạng người dùng. 

Xét trên thang điểm 10 thì Tanca có 9.5/10 điểm.

Amis

Amis là nền tảng phần mềm hợp nhất dành cho quản lý doanh nghiệp. Bên cạnh quản lý nhân sự, họ còn có về marketing, điều hành, tài chính kế toán,… Nếu một doanh nghiệp mà chịu chi thì Amis là lựa chọn toàn diện, bởi họ có đầy đủ những gì mà bạn cần.

Slide Factory đã có một bài chi tiết về ưu nhược điểm của Amis, nếu bạn muốn có thể tham khảo chi tiết tại đây

Lotus PRO – quản lý nhân sự online hiệu 

LOTUS PRO được yêu thích bởi hàng loạt tính năng nổi bật như:

• Tự tuỳ chỉnh màu sắc, cấu tạo của các tính năng trên nền tảng LOTUS PRO
• Đa dạng thiết bị, tích hợp với các hệ thống ERP khác.

LOTUS PRO phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa bởi tính năng bị giới hạn và mức giá hợp lý. Nếu quy mô công ty lớn thì khả năng sẽ không sử dụng phù hợp LOTUS PRO. Bởi việc cài đặt FILE EXE khá phức tạp, khó đồng bộ dữ liệu vì đặc điểm riêng biệt của file này.

Phan mem quan ly OOC digiiHR

OOC digiiHR là giải pháp quản lý nhân sự hợp nhất, bao gồm nhiều khâu quản lý nội bộ cho doanh nghiệp hiện nay. Khác với các phần mềm khác thì OOC digiiHR còn có tính năng phân hệ, giúp nhà quản trị dễ dàng nhìn nhận, đánh giá và đưa ra sơ đồ quản lý nhân sự tốt nhất.

Bên cạnh đấy phải kể đến một vài ưu điểm nổi bật như:

• Giao diện đẹp mắt, thân thiện, dễ dàng sử dụng
• Đầy đủ chức năng, có thể lựa chọn tính năng để mua mà không sợ bỏ phí.
• Trình bày khoa học, logic giúp quản lý có nhìn nhận khái quát, đưa ra các chương trình đào tạo phù hợp nhất

Một sự lựa chọn hoàn hảo nếu bạn cần có dịch vụ quản lý nhân viên với giá thành hợp lý trên thị trường. OOC DIGIIHR có riêng đội ngũ hỗ trợ để giúp bạn dễ dàng nhận tư vấn, dùng thử bản demo.

Quản lý nhân sự online SV.HRIS

SV.HRIS khởi nguồn là một phần mềm quản lý nhân sự miễn phí hay nhất nhằm hỗ trợ cho các doanh nghiệp khởi nghiệp. Đến nay, họ vẫn có nhiều hạn chế về giao diện, tính năng, bản cập nhật. Nhưng bởi vì nó miễn phí và đầy đủ tính năng thiết yếu nên nhiều doanh nghiệp nhỏ vẫn cực kỳ ưa chuộng.

Nếu doanh nghiệp bạn chỉ cần các tính năng như dưới đây thì có thể tham khảo thử SV.HRIS nhé

• Nhân sự 
• Chấm công hàng ngày
• Tiền lương
• Đào tạo
• Tuyển dụng

 

Bài viết về phần mềm quản lý nhân sự dưới đây phần nào sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện và chính xác. Slide Factory mong rằng với bài viết này, bạn đọc đã có thêm nhiều kinh nghiệm để chọn lựa phần mềm quản lý nhân viên cho công ty mình.