4 lời khuyên khi thuyết trình với cấp trên từ chuyên gia của Prezi


ADMIN - 07/07/2016 - 0 comments

Bạn cho rằng thuyết trình trong một hội trường lớn với những gương mặt không hề thân quen, những cá nhân sẵn sàng quên đi bạn là ai và chỉ chực dành sự chú ý cho những công việc khác quả là một thử thách? Chuyên gia Prezi sẽ an ủi bạn rằng thực ra việc đó cũng chẳng quá khó khăn hơn so với khi bạn thuyết trình với các lãnh đạo của công ty – khi những người có quyền hạn lớn hơn bạn sẽ chăm chú đến từng lời bạn nói, cân nhắc và phán xét từng ý kiến của bạn. Chia sẻ lần này sẽ giúp bạn có thể thấu hiểu cấp trên của mình hơn, dựa vào đó xây dựng những bài thuyết trình hiệu quả.

1. Thấu hiểu người nghe

Bất kỳ bài thuyết trình nào muốn thành công cũng phải xuất phát từ việc thấu hiểu khán giả. Khi bạn đang chuẩn bị một bài thuyết trình cho sếp (hoặc sếp của sếp), dưới đây là một số điều bạn phải luôn khi nhớ về những “khán giả đặc biệt” của mình

Họ sẽ hỏi những câu hóc búa

question-marks

Bạn có thể trông đợi gì hơn – khi họ đã dành cả buổi để chăm chú lắng nghe bài thuyết trình của bạn, nhất là khi nó đề cập đến một vấn đề quan trọng của công ty? Những quản lý cấp cao không hề dư dả thời gian. Họ cần phải ra quyết định thật nhanh, và không muốn tốn quá nhiều công sức để cân nhắc các lựa chọn, nên họ cần một người thật sự hiểu vấn đề giúp họ hiểu vấn đề. Nếu bạn có cho rằng họ khắt khe quá hay “nhẫn tâm sát phạt” bài thuyết trình của bạn thì hãy nhớ là họ chỉ muốn giúp cho cả bạn và công ty của bạn thành công mà thôi.

Bởi vậy, khi thuyết trình, hãy đảm bảo rằng bạn cho phép những lãnh đạo của mình hiểu nhanh được bạn đang trình bày về điều gì. Nó có phù hợp với chiến lược chung của công ty hay không, và có khả năng thúc đẩy lợi nhuận hay không. Quan trọng nhất, hãy luôn chuẩn bị sẵn sàng cho những câu hỏi mà họ chắc-chắn sẽ thắc mắc với bạn khi bài thuyết trình kết thúc.

Sếp là người não trái hay não phải?

Brain

Mỗi cá nhân có sẽ có thiên hướng tư duy khác nhau, mà theo các kết quả nghiên cứu thì dựa trên việc họ dùng não trái hay não phải tốt hơn. Nếu như sếp của bạn tư duy theo não trái, họ sẽ muốn bài thuyết trình được chứng minh chi tiết bằng các số liệu, dữ liệu, bảng biểu. Ngược lại, nếu như sếp của bạn tư duy theo não phải (thường là trong các công ty sáng tạo) thì họ sẽ muốn nhìn thấy sự việc trong bức tranh tổng quan; và bạn nên bổ sung những ví dụ là câu chuyện thực tế hay sử dụng kĩ thuật storytelling để thuyết trình.

Cách tốt nhất để xác định được sếp của bạn thuộc loại tư duy nào là phân tích những hoạt động thường ngày của họ (qua quan sát, hoặc qua tham khảo đồng nghiệp thân cận).

Bằng cách xác định được thiên hướng tư duy, bạn sẽ có được cách tiếp cận đến khán giả tốt nhất.

2. Chuẩn bị trước

Nghiên cứu xong xuôi rồi, giờ thì bạn sẽ bắt đầu mở phần mềm lên để bắt đầu thiết kế luôn nhỉ? Chờ một chút, trước đó bạn sẽ cần phải cân nhắc một số việc sau đã:

Mục tiêu của bạn là gì?

the-presentation-development-meeting-60-728

Bạn muốn sau khi thuyết trình, khán giả của bạn sẽ thay đổi suy nghĩ và hành động như thế nào? Bạn muốn được đầu tư ngân sách cho một dự án? Bạn muốn một ý tưởng nào đó được thông qua? Dù bạn muốn điều gì thì cũng hãy xác định điều đó thật chắc chắn, vì đó sẽ là nền tảng xây dựng toàn bộ bài thuyết trình của bạn.

Để thực hiện được bước này, có một công cụ rất hữu ích, đó là bảng From – To, Think – Do (một phát kiến của chuyên gia về thuyết trình Andrew Abela). Hoàn thiện bảng này: hiện tại (from) khán giả của bạn đang quan niệm (think) và hành động (do) ra sao; và bạn muốn họ thay đổi như thế nào (to). Khi đó, bạn sẽ có được mục tiêu cho bài thuyết trình của mình.

“Batman tìm Robin”

3095051-batman_robin

Việc tiếp theo bạn cần làm là tìm trong đội ngũ lãnh đạo một người có thể ủng hộ ý kiến của bạn – người mà nhiều khả năng trở thành “đồng đội cùng chiến tuyến” với bạn nhất trong cuộc “đối đầu” này, bởi lẽ không gì hiệu quả hơn là “có ta trong hàng ngũ địch”.

Nhân vật Robin này sẽ giúp bạn có cái nhìn thấu đáo hơn về kế hoạch của bạn dưới góc độ lãnh đạo công ty, giúp bạn chuẩn bị tốt hơn về những gì nên/không nên làm, và trong “ngày trọng đại” sẽ giúp bạn thuyết phục những người lãnh đạo khác đứng về phía bạn.

Bạn có thể sắp đặt một buổi gặp mặt trước trong không khí gần gũi, thân tình mà trong thời gian đó, bạn đề đạt ra mục tiêu, phân tích những mặt lợi-hại chính của ý tưởng. Lý tưởng hơn, bạn có thể cung cấp cho họ những số liệu về ROI (lợi tức đầu tư) để khiến họ thêm hứng thú.

3. Khởi đầu ấn tượng và thuyết trình nhanh gọn

Giờ là lúc thực sự bắt tay vào công việc hoàn thiện bài thuyết trình. Bạn sẽ cần gì đây?

Đánh nhanh thắng nhanh

fight0242-b

Sự ngắn gọn và súc tích là điểm cốt lõi trong thuyết trình, đặc biệt với những đối tượng ít thời gian như các cấp trên của bạn. Nếu như bạn được phép thuyết trình trong 20 phút, hãy chỉ nói trong vòng tối đa 5 phút và dành thời gian còn lại cho việc hỏi đáp.

Nguyên tắc có thể rút gọn trong câu nói: “Độc thoại ít thôi, đối thoại nhiều lên”

Về cơ bản, bài thuyết trình của bạn sẽ chỉ cần bao gồm những phần sau:

– Mở đầu: Nêu mục tiêu chính

– Trình bày các luận điểm

– Chứng minh luận điểm bằng các số liệu, ví dụ thích hợp

– Tóm gọn vấn đề và kêu gọi khán giả đặt câu hỏi

– Đi vào chi tiết thông qua quá trình trả lời

Tuy nhiên, hãy nhớ rằng việc đi nhanh không đồng nghĩa với việc cắt bớt hay bỏ qua, đặc biệt là các ý quan trọng. Bởi vì bạn biết đấy, các lãnh đạo sẽ luôn đặt những câu hỏi hóc búa – về mọi thứ!

Thể hiện rằng bạn hiểu bức tranh chung

Những khán giả của bạn sẽ không thể không gật gù nếu bạn thể hiện được cho họ đề án của bạn đặt trong bối cảnh kinh doanh của công ty như thế nào. Liệu trong thời gian bạn dự định xây dựng đề án, có hoạt động nào khác của công ty đang diễn ra hay không? Việc diễn ra song song có ảnh hưởng gì tới nguồn lực của công ty hay không? Và bạn có thể xử lý những tình huống đó như thế nào?

4. Kiểm soát căn phòng

Nếu như bạn đã hoàn thiện được những bước bên trên, bạn có thể tự tin tương đối vào nội dung bài thuyết trình của mình. Và đến thời điểm này, đừng để bài thuyết trình bị phá hỏng bởi những yếu tố bên ngoài.

Business Presentation in New York City Office

Để ý ngôn ngữ cơ thể

Điều hay ho của cơ thể là chúng sẽ thể hiện sự phản ứng ngay lập tức bất chấp chúng ta có nhận thức được hành vi đó hay không. Bởi vậy, quan sát ngôn ngữ cơ thể của khán giả sẽ giúp bạn đoán định tốt hơn họ đang cảm thấy thế nào về bài thuyết trình của bạn và xử lí tình huống đó ngay lập tức. Nếu như bạn nhìn thấy một khán giả của mình đang nhấp nhổm trên ghế ngồi, nhìn vào tường hay nhìn vào khoảng không nào đó, thường xuyên lén lút nhìn điện thoại hay nhìn đồng hồ thì có vẻ như là bạn đang gây mất kiên nhẫn cho ai đó rồi đấy.

Khi gặp trường hợp này, thay vì băng băng tiếp với bài thuyết trình theo đúng kế hoạch, bạn có thể lịch sự dừng lại trong giây lát và đặt câu hỏi để lôi kéo sự tham gia trở lại của khán giả. Bạn có thể nói: “Tôi vẫn còn một vài phút trước khi đặt câu hỏi cho quý vị, liệu quý vị có muốn tôi trình bày chi tiết thêm phần nào không?”.

Ngoài ra, cũng đừng ngại ngần “điều khiển” khán giả bằng một vài câu hỏi như “Tôi có thể tiếp tục được không?” hay “Liệu ngân sách này có thể được thông qua hay không?”. Những hoạt động này sẽ tạo cho khán giả của bạn một thế chủ động hơn (và rõ ràng họ luôn muốn điều đó); đồng thời thỏa mãn được nguyên tắc “độc thoại ít thôi, đối thoại nhiều lên”.

Cuối cùng, đừng quên đưa ra một lời kêu gọi hành động cuối bài thuyết trình – yếu tố không thể thiếu trong kể chuyện thuyết trình.

Đừng bỏ quên công thức 3P của thuyết trình

Có một công thức 3P cho một bài thuyết trình thành công – và bạn thử đoán xem đó là gì? Practice, practice và practice. Chỉ bằng cách luyện tập trước, bạn mới có thể kiểm soát được bài thuyết trình của mình tốt hơn: từ thời gian, ngôn ngữ cơ thể, cách diễn đạt,… Lý tưởng nhất, bạn có thể nhờ bạn bè, đồng nghiệp, gia đình để theo dõi bài thuyết trình của bạn, sau đó góp ý cho bạn.

Càng dành nhiều thời gian luyện tập, bạn sẽ càng thuyết trình tự tin hơn. Bạn cũng sẽ học được cách tập trung hơn vào khán giả của mình, thay vì chỉ chăm chăm vào phần bạn nói.

Thuyết trình với cấp trên có thể là một công việc rất áp lực, nhưng hãy nhớ rằng: họ cùng đứng ở một phía với bạn – đều muốn tăng trưởng cho công ty, và họ làm tất cả để có thể ra những quyết định đúng đắn càng nhanh càng tốt. Hãy nắm bắt tốt những đặc trưng về khán giả của mình, nhắm đúng mục tiêu, trình bày ngắn gọn thuyết phục và phải luôn luôn làm chủ căn phòng. Cuối cùng, đừng quên luyện tập càng nhiều càng tốt.

Chúc bạn chinh phục được bất cứ lãnh đạo nào!

Đánh giá bài viết này:

Related posts

Bình luận

avatar
  Theo dõi  
Thông báo về